Dirección por proyectos: los conceptos básicos que debes conocer

La Dirección de proyectos es una profesión que se realiza desde la Antigüedad.  La construcción de las Pirámides de Egipto (2.570 A.C.) o la construcción de la Gran Muralla China (208 A.C.) son ejemplos reales de cómo nuestros antepasados gestionaban proyectos.

La Dirección de Proyectos ha ido evolucionando con el tiempo gracias a la Revolución Industrial, los avances tecnológicos y los nuevos conocimientos a través de los años hasta llegar al siglo XXI. 

La GESTIÓN DE PROYECTOS es un enfoque metódico para planificar y orientar los procesos del proyecto de su inicio hasta su finalización. 

Según el Instituto de Gestión de Proyectos (Project Management Institute, PMI), define como GRUPOS DE PROCESOS inicio, planificación, ejecución, control y cierre.

Un PROYECTO es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Tiene 3 características principales:

  1. Es único. No hay dos proyectos iguales, aunque se realice para el mismo cliente y con el mismo equipo
  2. Tiene un alcance definido y determinado. Es importante saber qué se quiere hacer, construir o realizar con la ejecución del proyecto.
  3. Tiene una fecha inicio y fecha fin concreta. Todo proyecto tiene un inicio y un final. Puede durar un mes, un trimestre, un año, o muchos años, como el caso de la Sagrada Familia, pero siempre tiene una fecha de inicio y una fecha de finalización.

Los Proyectos se pueden agrupar en PROGRAMAS para gestionarlos de forma conjunta y obtener un mejor beneficio que si se gestionaran de forma individual.

También se pueden organizar en PORTAFOLIOS que es una colección de proyectos y programas gestionados de forma conjunta para alcanzar los objetivos estratégicos. Todos estos proyectos, programas y portafolios, pueden ser gestionados dentro de una PMO: PROJECT MANAGEMENT OFFICE También conocida como Oficina de Gestión de Proyectos que es el departamento responsable de gestionar los Proyectos, Programas y Portafolios, además de estandarizar los procesos de la gobernanza relacionados con el proyecto y facilita el intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas.

Fig.1 Estructura de Gestión de Proyectos, Programas y Portafolios. PMBok® 6ta Ed.

Actualmente, no sólo se realiza la dirección y gestión de proyectos, sino también incluye la dirección por objetivos. 

Al igual que al inicio del año definimos unos propósitos y objetivos a cumplir, al inicio del proyecto, es importante definir los objetivos del proyecto.

La guía de referencia del Project Management Institute, el PMBoK® define un OBJETIVO como una meta hacia la cual se debe dirigir el trabajo para lograr un resultado. Es importante no confundir con la definición de un ENTREGABLE que es un producto o resultado tangible de un proyecto.

Para definir los objetivos tanto de un proyecto como del año, es importante que sean OBJETIVOS SMART: 

Specific (específico): Indicar exactamente que se quiere lograr. ¿Qué quieres conseguir?

Mensurable (medible): Que se pueda medir. ¿Cómo puedes medir tu objetivo?

Achievable (alcanzable): Que se pueda alcanzar con los medios que se cuentan. ¿Es realista? ¿Es posible alcanzarlo? ¿Tengo los medios para poder realizarlo?

Relevant (relevante): Que sea importante, que marque la diferencia. ¿Por qué es importante alcanzar este objetivo?

Timely (temporal): Definir una fecha concreta y un periodo de tiempo determinado. ¿Cuánto tiempo tengo para conseguir mi objetivo?

Fig.2 Objetivos SMART

Realizaremos un ejemplo para definir los objetivos de forma SMART. 

Dentro de nuestro proyecto tenemos como objetivo: incremento de Leads cualificados. 

Para lograr esto, definimos el objetivo de forma SMART:

S” → Identificar los leads que sean cualificados.

M” → Incrementar en 50% más los leads.

“A” → Trabajaremos en equipo y realizaremos 4 acciones de marketing por trimestre

“R” → Es importante para aumentar las ventas con los leads cualificados identificados

“T” → Contaremos con todo el 2021 para realizarlo.

El objetivo SMART resultante es: 

“Incrementar los Leads cualificados en más de un 50% trabajando todos en equipo por medio de las 4 acciones de marketing que se realizarán por trimestre para aumentar las ventas durante todo el 2021”.

Una vez tienes identificados los objetivos de tu proyecto, al igual que los propósitos del inicio de año, el siguiente paso es definir un plan. Es necesario definir un plan de acción para llevar a cabo las diferentes actividades y tareas hasta conseguir el objetivo planteado.

En la Dirección por Proyectos, el Plan de Acción está formado por el PLAN DE PLANES que es el conjunto de todos los planes del proyecto.

El Plan de planes incluye:

  1. PLAN DEL ALCANCE: Plan que indica cómo se va a definir, validar y controlar el alcance del proyecto y del producto. Se añade la descripción detallada de lo que incluye el proyecto y el producto
  2. PLAN DEL CRONOGRAMA: Es el proceso para definir las actividades, su secuencia, duración y las tareas a realizar por el equipo del proyecto en las fechas planificadas. 
  3. PLAN DE COSTES: Se definen cómo se van a estimar los costes, que presupuesto tendrá el proyecto y como serán los pagos a realizar en el proyecto.
  4. PLAN DE RECURSOS: Se define como se van a estimar, adquirir, gestionar y asignar los recursos físicos del proyecto y el equipo del proyecto
  5. PLAN DE CALIDAD: Se identifican los requisitos y estándares de calidad para el proyecto y para sus entregables. El libro de estilos del proyecto, el formato de la documentación, la calidad de los resultados y del proyecto del proyecto.
  6. PLAN DE COMUNICACIÓN: En este plan se desarrolla y se gestionan las actividades de comunicación basadas en las necesidades de la información de cada interesado.
  7. PLAN DE RIESGOS: En este plan de identifican los riesgos, se analizan y se planifican la respuesta que se deben activar en caso de que ocurran estos riesgos.
  8. PLAN DE COMPRAS: Se definen e identifican las compras, la homologación de los proveedores, los criterios de evaluación de los RFP y de todas las adquisiciones del proyecto.
  9. PLAN DE STAKEHOLDERS (IMPLICADOS): Es el plan en el cual se identifican las personas y organizaciones que implicadas en el proyecto y como se pueden gestionar sus expectativas.
Fig.3 Plan de Planes en la Gestión de Proyectos

Una vez definidos los objetivos SMART y los planes de trabajo de tu proyecto, el siguiente paso es ejecutar estos planes y poner en marcha el proyecto. 

¿Qué esperas?

Identifica tu proyecto y comienza hoy mismo a definir tus objetivos SMART y tus planes de trabajo. Y disfruta ejecutando dichos planes y obteniendo los resultados esperados del proyecto.

Eva López Doval

Profesora Titular de Aula Magna Business School

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