Dirección por proyectos: ¿Por qué trabajar por proyectos garantiza ahorro de tiempo y dinero?

Dirección por proyectos: ¿Por qué trabajar por proyectos garantiza ahorro de tiempo y dinero?
En las empresas y organizaciones donde se trabaja en Dirección por Proyectos, se puede garantizar un ahorro de tiempo y dinero. Esta afirmación es posible gracias a la aplicación de metodologías de gestión de proyectos y la gestión de la Triple Restricción o el Triángulo de Hierro.

¿Qué es la Triple Restricción?

La Triple Restricción es un modelo que nos indica la importancia de gestionar las restricciones del Coste, Tiempo y el Alcance del proyecto. Es muy importante mantener un balance de las tres variables que están directamente relacionadas y que la variación de una restricción influye en las otras. Costes: Son las limitaciones financieras del proyecto. Es muy importante gestionar el presupuesto del proyecto y reducir los costes del proyecto gracias a una gestión eficiente de las compras, los gastos y la gestión de los recursos. Tiempo: Es el cronograma o la planificación del proyecto en el cual se define la duración del trabajo a realizar en el proyecto. Alcance: Define la lista de las actividades y tareas a realizar para completar todos los entregables del proyecto y cumplir con los objetivos marcados.

¿Qué es el Triángulo de Hierro?

El “triángulo de hierro” es una metáfora muy popular que señala que se le pide al director del proyecto que alcance una compensación razonable entre varias limitaciones simultáneas, heterogéneas y visibles. [1] El triángulo de hierro trabaja con las restricciones de la gestión de proyectos Tiempo, Coste y Alcance. Estas restricciones se consideran “de hierro” porque no se puede cambiar una restricción sin que afecte a las demás. Si quieres reducir el tiempo y el coste, se verá afectado el alcance del proyecto. 
A mediados de la década de 1980, el Dr. Martin Barnes creó el Triángulo de objetivos. El triángulo demuestra que el costo de calidad y el tiempo están interrelacionados conocidos como Triángulo de Hierro. Enfocar o fijar un punto del triángulo afecta a los otros dos puntos. [2] 
Triple Restricción o Triángulo de Hierro en la Dirección por Proyectos
Fig.1 Triple Restricción o Triángulo de Hierro en la Dirección por Proyectos

Por ejemplo, si tienes que gestionar un proyecto basado en un evento. Organización de un congreso o un evento deportivo. Este proyecto necesita fijar la fecha, es decir el tiempo de ejecución. No se puede variar. Por tanto, para cumplir con esta fecha de compromiso, se verá afectado el alcance del proyecto y los costes. En caso de que haya cualquier retraso en el proyecto, se tendrá que contratar más personal, lo que implicará un extra-coste en el proyecto. 

¿Cómo puedes gestionar el Alcance, Tiempo y Coste del proyecto para garantizar el ahorro de tiempo y dinero?

Alcance: Cuando comienzas un proyecto, una de las áreas de conocimiento más importante que se debe gestionar es la definición del alcance. Es muy importante conocer y enumerar todo lo que está incluido en el proyecto. También es muy importante dejar constancia de lo que está excluido y no se podrá realizar.

Los pasos para definir el alcance de un proyecto son los siguientes:

  1. Identificar las necesidades: Es muy importante identificar el ¿Qué? y el ¿Por qué? es importante realizar proyecto
  2. Confirmar los objetivos y las metas del proyecto: La base del alcance del proyecto debe implicar que los objetivos y las metas sean SMART
  3. Recopilar los requisitos de todos los implicados (Stakeholders) del proyecto: realizar la lista de todos los requisitos técnicos, funcionales, ambientales, legales, etc. de cada uno de los departamentos, áreas funcionales, usuarios, requisitos legales, etc, que deben estar incluidos en el proyecto. Es importante que esta lista se categorice en función de si el requisito es obligatorio (Must to have) o son requisitos deseados (Nice to have) 
  4. Definir y enumerar las características y funciones necesarias del producto a construir o del servicio realizar. Por ejemplo, se si va a desarrollar una página web, se tiene que enumerar todos los requisitos de Software, Hardware, memoria, capacidad de almacenamiento, lenguaje de programación, necesidades de navegación, usabilidad, etc. Mientras mas detalladas sean las características del producto o servicio a realizar, mejor será la gestión y seguimiento del proyecto, 
  5. Enumerar y describir los entregables del proyecto. Descomponer, dividir y subdividir el alcance y los entregables del proyecto hasta llegar a paquetes de trabajo que se puedan gestionar el tiempo y la duración de su construcción y entrega.
  6. Identificar las expectativas de los implicados y la satisfacción del usuario final.  Los proyectos exitosos son los que tienen en cuenta la satisfacción del usuario final.  Ya sea que cumplan con las expectativas de los usuarios finales y acepten el producto, el servicio o el proceso.  Los usuarios finales podrían ser sus clientes o su equipo interno. Para los clientes, esto incluye precios, valor y calidad de productos/servicios, así como políticas de disponibilidad, entrega y devolución.  Para los empleados, esto incluye la eficacia y eficiencia de los nuevos procesos operativos.  En última instancia, el ámbito del proyecto es uno que debe estar en sintonía con dar mejores resultados a quienquiera que sean los usuarios finales.
Tiempo: Cuando comienzas un proyecto, uno de los procesos mas importantes es la Planificación y la creación del Cronograma. Es muy importante reunirse con todos los implicados del proyecto (Stakeholders) y una vez analizar todas las tareas a realizar, secuenciar las tareas y asignarles los tiempos de realización de cada tarea, la dependencia entre ellas y estimar el tiempo de proyecto. Esta planificación se puede realizar mediante la herramienta visual llamada el diagrama de Gantt es una forma de visualizar el cronograma del proyecto, con sus tareas, recursos, dependencias y duración de cada una de ellas. 

Los pasos según el PMBoK® son los siguientes.

  1. Gestión del cronograma del plan: Creación de políticas, procedimientos y documentación para planificar, ejecutar y monitorear el cronograma del proyecto
  2. Definir actividades: Identificar y documentar qué acciones se deben hacer para producir los entregables del proyecto
  3. Actividades de secuencia: Identificar y documentar el orden lógico del trabajo para ser más eficiente
  4. Estimar los recursos de la actividad: Qué tipo y cuántos materiales, personas, equipos, suministros, etc. necesario para realizar cada actividad
  5. Estimar las duraciones de la actividad: ¿Cuánto tiempo llevará completar cada actividad con los recursos estimados
  6. Desarrollar el cronograma: Analizar la actividad, la duración, los recursos y el cronograma para desarrollar un cronograma 
  7. Control del cronograma: Comparación del cronograma planificado con el progreso real para determinar si su proyecto está en buen camino.
    Diagrama de Gantt de un proyecto
    Fig.2 Diagrama de Gantt de un proyecto
Coste:
  1. Planificar los costes: Establecer las políticas, procedimientos y documentación para la gestión del coste del proyecto
  2. Estimar los costes: Enumerar los gastos de los recursos financieros necesarios.
  3. Determinar el presupuesto: Establecer una línea de base de coste.
    Flujo de Caja de los gastos del proyecto
    Fig.3 Flujo de Caja de los gastos del proyecto
  4. 4. Controlar los costes: Monitorizar el estado de proyecto para actualizar los costes y gestionar los cambios
    Informe de costes del Proyecto
    Fig.4 Informe de costes del Proyecto
¿Qué esperas?
Identifica tu proyecto y comienza hoy mismo a gestionar tu triángulo de hierro para garantizar un ahorro de tiempo y dinero en tu proyecto.

Referencias:

  1. Caccamese, A. & Bragantini, D. (2012). Beyond the iron triangle: year zero. Paper presented at PMI® Global Congress 2012—EMEA, Marsailles, France. Newtown Square, PA: Project Management Institute. https://www.pmi.org/learning/library/beyond-iron-triangle-year-zero-638
  2. Haziq Rosli. How the Effectiveness Of Project Management Lead To Project Success, 11 September 2017 Universiti Malaysia Pahang, Pekan, Malaysia
  3. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBoK®) del Project Management Institute, Versión 6.

Eva López Doval

Profesora Titular de Aula Magna Business School

Si te ha parecido interesante el artículo, compártelo ahora mismo a través de las redes sociales.

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn